Nettside for eventbyrå og arrangementsplanleggere

Kjøperne deler seg i to. Bedriftskundene står for det meste av omsetningen hos de fleste byråer: julebord, kick-off, sommerfest, konferanser og fagdager, jubileer, produktlanseringer, messestands og teambuilding. De søker på «eventbyrå + by», «julebord firma + sted», «konferanseplanlegger», «kick-off ideer» og «teambuilding + sted». Private kunder kommer med de store festene – 50-årsdager, bryllup med 150 gjester, konfirmasjoner i storformat – og søker gjerne «festplanlegger» eller «arrangere stor fest + sted».

Tidspunktet er like viktig som ordene. Julebord bestilles fra august til oktober; den som søker i november finner stort sett fullbookede lokaler. Kick-off planlegges i oktober og november for januar. Sommerfester bestilles i mars og april. Konferanser har gjerne et halvt til ett års horisont. Nettsiden må være klar før sesongen, ikke midt i den, og den bør si tydelig når det lønner seg å bestille.

Selve kjøpet er ofte en komité. Assistenten finner tre byråer, HR-sjefen velger to å møte, økonomidirektøren godkjenner budsjettet. Nettsiden skal fungere for alle tre: lett å finne, lett å sammenligne og lett å forsvare. Les mer om grunnprinsippene i hvordan komme på Google.

Case først. Et godt case er kort og konkret: hva slags arrangement, hvor mange gjester, hvilket lokale, hva byrået hadde ansvar for (konsept, lokale, mat, teknikk, underholdning, logistikk) og gjerne ett sitat fra kunden. «Julebord for 280 ansatte på et hotell i Oslo sentrum – konsept, scenerigg, band og hele kvelden» sier mer enn ti stemningsbilder. Har kunden bedt om å ikke bli navngitt, skriv «teknologiselskap med 280 ansatte i Oslo».

Deretter tjenestene som egne sider: julebord, konferanse og fagdag, kick-off, teambuilding, jubileum, lansering, messe og private selskaper. Hver side bør si hva som typisk inngår, hvilke størrelser dere tar, og vise ett eller to case av akkurat den typen.

Så prosessen. De fleste kjøpere har aldri bestilt et event før og lurer på hva som skjer etter at de har sendt en forespørsel. Forklar det i tre steg: brief (behov, dato, antall, budsjettramme), konsept (forslag med lokale, program og budsjett) og gjennomføring (prosjektledelse, leverandører, dagen selv). Si hvem i byrået kunden snakker med, og når.

Til slutt tilbudsskjemaet, med felter for type arrangement, ønsket dato (gjerne alternativ dato), antall gjester, by og budsjettramme. Nettify har ikke billettsalg eller påmeldingssystem for deltakere, så bruk kontaktskjemaet til forespørsler og bookingkalenderen til å la kunder velge tid for et avklaringsmøte. Trenger kunden påmelding med betaling til sitt arrangement, lenker dere til en ekstern billettløsning fra arrangementssiden. En profesjonell nettside samler case, tjenester, prosess og skjema uten at det blir rotete.

Nesten alle søk etter eventbyrå har et stedsnavn i seg, eller gjøres fra en by Google kjenner. «Eventbyrå Bergen», «julebord firma Trondheim», «teambuilding Kristiansand» og «konferanse Lillestrøm» er søk fra noen som skal arrangere noe der, og kjøperen vil ha et byrå som kjenner lokalene, leverandørene og logistikken i akkurat den byen.

Derfor bør stedet stå i titler, overskrifter og brødtekst – naturlig, ikke som en liste med bynavn nederst. Jobber dere i flere byer, lag en kort seksjon per by med lokaler dere har brukt og case derfra. Skriv gjerne lokalnavnene ut: «Vi har arrangert julebord på tre av de store hotellene i Trondheim og i et ombygd verksted på Nyhavna» forteller både kunden og Google noe konkret.

Det tekniske – semantisk HTML, metadata, strukturert data, rask innlasting og Lighthouse-score rundt 95–100 – er bygget inn i alle Nettify-nettsider fra start. Ingen kan love en plassering i Google, men uten denne grunnmuren konkurrerer dere ikke om søkene i det hele tatt. Legg til en Google Business-profil med bilder fra arrangementer og omtaler fra bedriftskunder, og les guiden om lokal SEO for resten.

HR-sjefen som skal bestille julebord og markedssjefen som skal lansere et produkt har helt ulike spørsmål. Gi dem hver sin side.

Eksempel for det oppdiktede byrået Brygga Event i Stavanger:

• Google-tittel: Eventbyrå i Stavanger – julebord, kick-off og konferanser | Brygga Event
• Metabeskrivelse: Brygga Event planlegger og gjennomfører firmaarrangementer i Stavanger og Rogaland, fra 30 til 800 gjester. Se case og be om tilbud med dato og antall.
• Overskrift på forsiden: Vi tar julebordet. Du tar imot skrytet.
• Knappetekst: Be om tilbud
• Kort om-oss-tekst: Brygga Event er fire prosjektledere i Stavanger som har arrangert over 200 firmaarrangementer siden 2016. Vi kjenner lokalene i byen, leverandørene som faktisk leverer, og hva som fungerer for 300 kolleger på en fredag i desember. Du får én kontaktperson fra første møte til siste gjest har gått.
• Svar på et typisk kundespørsmål: «Hva koster det å bruke eventbyrå?» Vi tar et fast honorar for prosjektledelse, oppgitt i tilbudet før du bestemmer deg. Lokale, mat, teknikk og underholdning faktureres til innkjøpspris og står spesifisert i budsjettet, så du ser hva som går til hva. Et julebord for 150 gjester lander typisk på 1 200–2 500 kr per person inkludert honorar, avhengig av lokale og program.

Nettify-AI skriver dette for ditt byrå, og du justerer selv.

Søkene avslører hvor i prosessen kjøperen er – og hva som bekymrer henne.

Mange eventbyråer har vakrere nettsider enn de fleste bransjer – og færre henvendelser enn de burde.

• Stemningsvideo uten informasjon. Førti sekunder med konfetti og bass sier ingenting om hva dere gjør, for hvem, eller hva det koster. Kjøperen går videre til neste fane.
• Case uten tall. «Et magisk julebord for en stor kunde» kan ikke sendes videre til økonomidirektøren. Skriv antall gjester, lokale og ansvarsområde.
• Alt på én side. Julebord, konferanse og bryllup i samme avsnitt gjør at ingen av søkene treffer, og bedriftskunden blir usikker på om dere egentlig er et bryllupsbyrå.
• «Kontakt oss» i stedet for tilbudsskjema. Da får dere «hei, hva koster et julebord?» og må bruke tre e-poster på å få dato og antall.
• Ingenting om honorar. Uklar pris er den vanligste grunnen til at bedrifter aldri sender forespørselen. Forklar modellen, selv om du ikke oppgir tall.
• Julebordssiden publiseres i november. Da er sesongen over. Legg den ut i august, og oppdater Google-profilen samtidig.
• Bilder dere ikke har lov til å bruke. Gjester på et firmajulebord har ikke samtykket til å være markedsføring. Bruk bilder av lokale, dekor og scene, eller få skriftlig tillatelse.

Prisen på et arrangement er egentlig to tall: byråets honorar og det arrangementet koster i lokale, mat, teknikk og underholdning. Kjøperen blander dem, og tror ofte at byrået er dyrt når det er lokalet som er dyrt. Nettsiden bør skille dem tydelig.

Forklar hvilken modell dere bruker. De vanligste er fast honorar for prosjektledelse (ofte beregnet ut fra antall timer), en prosent av totalbudsjettet (gjerne 10–20 prosent), eller faste pakker for standardarrangementer som «julebord for 50–100 gjester». Si hva som inngår i honoraret: møter, konsept, innhenting av tilbud, kontrakter, kjøreplan og tilstedeværelse på dagen. Si også hva som faktureres videre til innkjøpspris, og om dere tar provisjon fra leverandører.

Gi gjerne et eksempelbudsjett: «Julebord for 120 gjester i Drammen: lokale og tre retter, band, lys og lyd, dekor og prosjektledelse – ca. 1 800 kr per person». Det luker ut kunder med 400 kr per hode i budsjettet før første møte, og gir de riktige kundene trygghet til å ta kontakt.

I Nettify legger du inn modeller og eksempler selv og endrer dem når leverandørprisene endrer seg, uten å betale noen per oppdatering. Kunden sender så forespørsel via skjemaet med budsjettrammen sin oppgitt, og du slipper den første runden med avklaringer. Flere tips om prisforklaring finner du på nettside for konsulent, som har samme utfordring med å prise tid.

Du starter gratis og uten kredittkort: beskriv byrået, se hele utkastet, og bestem deg etterpå. Nettsidebygger koster 399 kr/mnd (eller 3 000 kr/år) når du vil publisere på eget domene, og da er hosting, SSL/HTTPS, kontaktskjema, bookingkalender, lead-dashbord, e-postvarsel ved nye henvendelser, Nettify Analytics og ett gratis .no-domene med. Du kan ha opptil 5 nettsider på kontoen – praktisk om dere vil gi et årlig arrangement sin egen side – og det er ingen bindingstid.

Har dere ikke tid i sesongen, tar vi jobben med Nettify Levert til 800 kr/mnd, eller 6 720 kr per år. Da får dere design, logo, domene, drift og SEO samlet, et gratis utkast innen 24 timer, publisering innen omtrent 7 dager og 1 time endringer inkludert per måned. Ingen oppstartsavgift for nettsiden, og ingenting publiseres før dere har godkjent det.

Et webdesignbyrå ligger gjerne på 30 000–100 000 kr for en tilsvarende side, og så kommer drift og timepris for hver endring på toppen – og et eventbyrå har nye case å legge ut etter hver sesong. Hele prisbildet ligger på nettside pris, og du kan prøve uforpliktende på gratis nettside.

Januar og februar er stille for mange eventbyråer: julebordene er gjort opp, kick-offene er levert, og sommerfestene er ikke bestilt ennå. Bruk de ukene til å bygge selv: beskriv byrået i nettsidebyggeren, se utkastet, legg inn bildene og tallene fra høstens arrangementer og publiser. På lage nettside ser du flyten steg for steg, og i editoren klikker du rett på teksten eller bildet som skal byttes.

Er dere allerede i gang med høstens bookinger og vet at nettsiden ikke blir prioritert, velg heller Nettify Levert. Send noen linjer om byrået, en liste over case og bildene dere har lov til å bruke, så designer og publiserer vi. Endringstimen hver måned bruker dere til nye case og sesongsider.

Begge valgene ligger på samme plattform, så dere kan begynne med levert og ta over redigeringen selv når det roer seg. Guiden bygge nettside selv eller få levert går gjennom valget i detalj, og slik fungerer det viser hele løpet fra beskrivelse til publisert side.